Todo lo que necesitas saber sobre conciliación

Conoce cómo realizar la conciliación de la facturación de tus cargos, utilizando los reportes y facturas que tienes para Mercado Libre y Mercado Pago.

A medida de que tu negocio crece, tus procesos administrativos y contables se pueden volver más complejos. Por eso, cuentas con diferentes reportes que te van a permitir tener visibilidad de toda la cadena de movimientos asociados para entender cómo se genera la facturación de tu negocio.

¿Qué es conciliar y para qué sirve?

Conciliar es un término generalmente utilizado en el rubro bancario para referirse al proceso de cruzar datos de dos fuentes distintas para confirmar su coincidencia.

La conciliación como proceso te servirá para: 

1. Facilitar y optimizar tu gestión contable y administrativa

  • Control de tu negocio: revisar y monitorear los gastos o cargos asociados a tus ventas y cobros. 
  • Conocer cómo se compone tu factura: entender por qué se generaron esos cargos y a qué corresponden.
  • Tomar decisiones informadas: idear acciones y tomar decisiones estratégicas para tu negocio logrando obtener el mayor rendimiento posible.

2. Reducir y evitar riesgos operativos y contables

  • Identificar inconsistencias entre los registros contables de tu negocio y los reportes y facturas que puedes descargar desde Mercado Libre.  

Para realizar las conciliaciones de tus facturas generadas por ventas, cobros y otras operaciones, tendrás disponibles diferentes reportes para descargar y también las facturas legales que te generamos. Así, podrás comparar la información de estos documentos con tus propios registros contables. 

¿Cómo llego a la sección Reportes de facturación?

Puedes ingresar desde tu cuenta de Mercado Libre o tu cuenta de Mercado Pago.

Desde tu cuenta de Mercado Libre, sigue estos pasos: 

1. Elige la opción Mis datos.

2. Selecciona del menú lateral la opción Facturación.

3.  Luego, en la sección de Reportes de facturación podrás Ir a Reportes de facturación o Ir a Facturas para imprimir, te sugerimos abrirlas en pestañas diferentes.

Desde tu cuenta de Mercado Pago, sigue estos pasos: 

1. Elige la opción Informes.

2. Desde Facturación, selecciona Reportes de facturación.

¡Listo! Ya ingresaste a Reportes de facturación desde tu cuenta de Mercado Pago.

¿Cómo descargo los Reportes de facturación para conciliar?

Si ya estás en la sección de Facturación > Vista general de facturación dentro de Mercado Libre, realizar la descarga es muy fácil. 

En las pestañas de Notificación de cobro y Notas de crédito, vas a encontrar el listado de todos tus períodos facturados organizados en filas y, al hacer clic en los 3 puntos bajo la columna de Acciones, verás las opciones de reportes para descargar.

¡Importante! En el listado encontrarás filas de Mercado Libre, en donde se incluye la información de envíos, ventas y cobros. También, verás filas donde se agrupan exclusivamente los cargos por operar con Mercado Pago.

Ten en cuenta que algunos reportes están disponibles solo en formato .XLSX (Excel) y otros en .XLSX y .CSV (Valores separados por coma). Ambos formatos podrás abrirlos con Excel, Hojas de cálculo de Google, Numbers de Mac, entre otros. Por otro lado, las facturas legales se generan en formato .PDF.

¿Qué puedo conciliar y qué reportes tengo disponibles?

Para conciliar las facturas que te emitimos tendrás diferentes reportes disponibles, de acuerdo a los servicios que utilices al vender en Mercado Libre y/o cobrar por Mercado Pago. Podrás descargar los que correspondan según sean Notificación de cobro o Notas de crédito

Si bien, en las dos secciones los nombres de los reportes pueden ser iguales, en Notas de crédito los que descargues solo tendrán información sobre los reintegros realizados que generaron un comprobante legal de Nota de crédito. 

A continuación, te contamos más sobre cada reporte.

Detalle del período

Este es el reporte más completo y te servirá para conocer la información sobre los cargos vinculados a tus ventas en Mercado Libre o publicaciones de Vehículos, Inmuebles y Servicios y compararlos con lo que aparece en tu factura legal. 

También, podrás ver los datos del comprador y el detalle de su compra, la información sobre envío y sobre la publicación asociada. 

¡Importante! En la pregunta ¿Cómo conciliar utilizando el reporte de Detalle del período? encontrarás más información sobre este reporte.

Detalle de pagos

En este reporte podrás ver cómo se pagaron los cargos de tu período de facturación que no se descuentan automáticamente de la operación en Mercado Pago

Estos pagos pueden realizarse de forma manual, con débito automático con tarjeta o dinero en cuenta de Mercado pago, o con una Nota de crédito. También, verás si se aplicaron totalmente al período que estás consultando o están parcialmente aplicados a otros períodos de facturación.

Para conciliar los pagos que realizaste a Mercado Libre, puedes copiar el número de pago (A) que aparece en el reporte y luego ingresarlo en el campo de búsqueda de la sección Actividad en Mercado Pago; verás que el monto es el mismo al que está en el reporte como Importe total. 

Si el pago se realizó con saldo a favor por reintegros recibidos, no verás un número de pago sino el Número de Nota de crédito donde se facturaron dichos reintegros. Ese dinero es el que se utiliza para pagar los cargos del período de facturación que estás conciliando.

¡Importante! En la pregunta ¿Qué son las Notas de crédito y cómo puedo conciliarlas? encontrarás más información al respecto.

Reporte de Full

Si utilizas el servicio de Mercado Envíos Full, podríamos aplicarte cualquier cargo relacionado con tu operatoria de almacenamiento y logística. 

Si bien estos cargos puedes verlos también en el reporte de Detalle del período, en el Reporte de Full verás información adicional sobre el producto almacenado y el cálculo de la penalidad en caso de que aplique.

Reporte de conciliación de Mercado Pago

En Notificación de cobro, también encontrarás el Reporte de conciliación para la filas de períodos que correspondan a Mercado Pago. Estos períodos los puedes identificar por el logo azul y aplican tanto para la sección de Notificación de cobro como para la de Notas de crédito.

En este reporte solo vas a ver cargos correspondientes al uso de la plataforma de Mercado Pago, por ejemplo, por realizar transferencias de dinero, cobrar con QR, realizar compras en cuotas con interés, entre otras operaciones.

Recuerda que estos cargos se descuentan automáticamente de cada operación, así que no generan saldo por pagar, pero sí tendrán una factura o Notas de crédito asociadas.

¡Importante! En la pregunta ¿Cómo se compone el Reporte de conciliación de Mercado Pago? puedes conocer más detalles sobre este reporte.

¿Cómo se compone el reporte de Detalle del período?

El reporte de Detalle del período incluye 4 secciones principales de información: Cargos, Venta, Envío y Publicación. A continuación te explicamos más sobre cada una de estas.

Información sobre cargos

En esta sección encontrarás toda la información sobre los cargos que se generan por tus ventas o envíos, es decir lo que le pagas a Mercado Libre.

Ten en cuenta que se incluyen tanto los cargos que se generaron y ya fueron descontados automáticamente de la operación en Mercado Pago, como los que no fueron descontados y tendrás que pagar de forma manual. 

Estas son las columnas que componen esta sección del reporte:

  • Nº de factura fiscal: es el número del documento fiscal o legal en donde facturamos los cargos que se muestran en este reporte, es posible que lo veas reflejado “En proceso”, próximamente estará incluido. Para descargar tus facturas, ingresa a Facturas para imprimir. 
  • Fecha del cargo: corresponde a la fecha en la cual se generó el cargo o bonificación. 
  • Número del cargo: es el número de identificación individual de cada cargo y te servirá cuando necesites conciliar un cargo con un reintegro generado para el mismo.
  • Detalle: corresponde al concepto por el cual se generó el cargo, puede ser un cargo por venta, un reintegro o impuestos.
  • Descontado de la operación: en esta columna podrás ver si el cargo fue descontado automáticamente del dinero que recibiste a través de Mercado Pago. Si no fue descontado de la operación, se generará un saldo de factura que tendrás que pagar de forma manual. Cuando se trata de un reintegro aparecerá como “No aplica”.  
  • Estado del cargo: acá podrás conocer el estado del reintegro de un cargo. Verás “Bonificado en factura” si el cargo y el reintegro se generaron en el mismo período, o “Bonificado en nota de crédito” si el reintegro se generó en un período diferente al de facturación del cargo.
  • Cargo que bonifica: si la fila que estás viendo corresponde a un reintegro, en esta columna vas a ver el Número del cargo que está siendo reintegrado. Tanto el cargo como el reintegro se incluyen en la misma factura. 
  • Valor del cargo: corresponde al monto final facturado por cada concepto. Este valor que aparece en el reporte incluye el IVA.  

Información sobre la venta

En esta sección del reporte vas a encontrar la información más relevante sobre la venta relacionada al cargo o “bonificación” que estás viendo en la fila seleccionada. Este detalle te va a ser muy útil para:

  • Utilizar el Número de venta (A) para buscar una venta particular dentro de la
  • sección Ventas en Mercado Libre.
  • Usar el número de la columna Pago (B) para buscar el cobro correspondiente en la sección Actividad dentro de Mercado Pago. También, con este número podrás conciliar los distintos cargos que te facturamos con los movimientos de tu dinero de Mercado Pago, que encuentras en el reporte de Todas las transacciones en Informes > Reportes.
  • Conocer el Canal de venta a través del cual fue realizada y otros datos que te servirán para conciliar.

Información sobre el envío

Acá vas a ver el Número de envío (A) y el Número de paquete (B) que te permitirán identificar fácilmente los cargos por compras que se agrupan en un mismo carrito y te será muy útil en los casos en que utilices el servicio de Mercado Envíos.

También, si el costo del envío está a cargo del cliente (C), vas a ver el monto que te pagó en la columna correspondiente. 

Información sobre la publicación

Finalmente, en esta sección, vas a poder conocer los detalles de la publicación asociada al cargo o reintegro que estás revisando. Vas a ver el Número de publicación, el Título, el Tipo (Clásica o Premium), la Categoría en la que publicaste y el Código ML (Código de identificación del producto para el servicio de Mercado Envíos Full). 

Esta información te servirá en caso de que necesites comparar un cargo o reintegro, con la venta y la publicación asociada, o para identificar todos los cargos que te cobramos por las ventas de una misma publicación.

¿Cómo puedo conciliar utilizando el reporte de Detalle del período?

Con el reporte de Detalle del período puedes conciliar diferentes datos. Por ejemplo, algo que podría interesarte es verificar que el total de la factura legal coincida con el total del valor de los cargos en el reporte. 

Revisión del total de factura

1. Para empezar, deberás abrir el reporte en el programa que prefieras (Excel, Hojas de cálculo de Google, etc.) y realizar la suma de todos los montos que aparecen en la columna Valor del cargo (A-B).

2. Luego, ingresa a Facturas para imprimir para descargar la factura del período que quieras conciliar, podrás descargarla en el formato que desees (XML o PDF).

¡Importante! En la columna Concepto podrás diferenciar las facturas de las Notas de crédito, las Notas de crédito inician con NC.

Así podrás ver que el resultado coincide con el Total que aparece en la factura.

Revisión del detalle de factura 

Así mismo, al realizar la conciliación de tu factura podría interesarte conocer el detalle de los cargos que contiene. 

Por ejemplo, si quieres comparar los Servicios de Publicación y Ventas de la factura con los del reporte deberás seguir estos pasos:

1. Te recomendamos crear una nueva columna en el archivo de excel que podrás nombrar Valor del cargo SIN IVA (A).

2. Luego, deberás tomar cada valor de la columna Valor del cargo (B) y dividirlo por 1,19 (valor correspondiente al IVA del 19%), así podrás saber el valor del Cargo sin IVA.

3. Después, filtra en la columna Detalle (A) los conceptos relacionados con Cargos por venta. Los más comunes son Cargo por venta y Bonificación del cargo por venta. La sumatoria (C) de estos coincidirá con el Subtotal sin IVA de la factura (C).

Así mismo, si quieres conciliar los cargos asociados a Cargos por Mercado Envíos, en el reporte puedes filtrar los más frecuentes en la columna Detalle (A): Cargo por devolución, Cargo por Mercado Envíos y Bonificación cargo por Mercado Envíos. Luego, realiza una sumatoria de los cargos filtrados en la columna Valor del cargo SIN IVA (B) y corresponderá al mismo monto del Subtotal sin IVA de la factura (C).

¡Listo! Así los valores coincidirán y tu conciliación será exitosa. Este mismo procedimiento puedes hacerlo con los otros conceptos que podría incluir tu factura.

¿Cómo se compone el Reporte de conciliación de Mercado Pago?

Además del reporte de Detalle del período, también te va a ser muy útil el Reporte de conciliación de Mercado Pago para hacer tus conciliaciones de facturación. Recuerda que en  éste vas a encontrar los cargos del uso de la plataforma de Mercado Pago, por ejemplo por recibir tus cobros a través de link de pago y QR o realizar transferencias entre cuentas.

¡Importante! Los pagos que recibes por tus ventas a través de Mercado Libre no generan cargos por el uso de Mercado Pago. En este caso solo se genera el Cargo por venta que se incluye en el reporte de Detalle del período. 

El Reporte de conciliación se compone de 2 secciones: Información sobre cargos e Información de la operación sobre la que se aplica. A continuación te contamos en detalle qué vas a encontrar en cada una. 

Información sobre cargos

Al igual que en el reporte de Detalle del período, en esta sección vas a ver todo lo relacionado al cargo generado:

  • Nº de factura fiscal: es el número del documento legal en donde está facturado el cargo, próximamente lo verás reflejado.
  • Número del movimiento: es el número de identificación único de la transacción. También lo encontrarás en los reportes de Balance que puedes crear en Mercado Pago.
  • Detalle:  acá se explica el concepto por el cual se generó el cargo.
  • Fecha del cargo: corresponde a la fecha en la cual se generó el cargo.
  • Valor del cargo: es el importe total del cargo facturado.

Ten en cuenta que el valor del cargo que le pagas a Mercado Pago por el uso de la plataforma, varía en porcentaje de acuerdo al plazo que hayas elegido para tener tu dinero disponible en tu cuenta. Conoce más sobre cuánto cuesta recibir pagos

Información de la operación sobre la que se aplica

Acá vas a encontrar la información más relevante de la operación sobre la que se aplica el cargo facturado.

  • Tipo de operación: en esta columna puedes ver si se trata de un pago recibido o un impuesto aplicado. 
  • Operación relacionada: es el número que podrás buscar en la sección Actividad de Mercado Pago para revisar los detalles de la operación.   
  • Tipo de pago: te indica si la operación se realizó a través del Checkout de tu tienda online, un Link de pago, código QR o si fue un pago realizado con Billetera digital
  • Número de sucursal y Nombre de sucursal: si la operación se realizó a través de código QR vas a ver las columnas que te indican el número de la sucursal y el nombre de la misma. Así puedes asociar fácilmente un pago al lugar físico en donde se realizó.
  • Referencia externa: es un identificador que puedes administrar y configurar para tus pagos y te servirá para encontrarlos y cruzar la información cuando lo necesites. 
  • Cliente: corresponde al nombre de usuario de Mercado Pago de la persona que realizó el pago, por ejemplo, tu comprador o cliente.
  • Valor de la operación: corresponde al valor total de la operación, es decir el dinero que pagó tu cliente por su compra o el total del dinero transferido y sobre el cual se calcula el costo del cargo por utilizar Mercado Pago. 

¿Cómo puedo conciliar utilizando el Reporte de conciliación de Mercado Pago?

Al revisar un período de facturación de Mercado Pago, desde Vista general de facturación podrás descargar el Reporte de conciliación para ese período específico. 

Además, para obtener tus facturas deberás ingresar a Facturas para imprimir, seleccionar la factura que coincida con la fecha de cierre de tu período de facturación y descargarla. 

A continuación, te contamos cómo puedes conciliar la información.

Revisión del total de factura

La primera conciliación que puedes llevar a cabo es el total de la factura, verificando que coincida tanto en el reporte como en la factura legal. 

1. Para empezar, deberás abrir el reporte en el programa que prefieras (Excel, Hojas de cálculo de Google, etc.) y después, realizar la sumatoria de todos los montos que aparecen en la columna Valor del cargo (A-B)

2. Luego, ingresa a Facturas para imprimir para descargar la factura del período que quieras conciliar, podrás descargarla en el formato que desees (XML o PDF).

De esa forma, podrás ver que el valor total de la sumatoria coincidirá con el Total (B) la factura que descargaste previamente.

Revisión del detalle de factura 

También podrás realizar la conciliación del detalle de tu factura. Por ejemplo, si quieres comparar el detalle de las Comisiones de Uso de Pasarela de Pagos de la factura con los del reporte, deberás seguir estos pasos:

  1. En la columna Detalle (A), filtra los ‘Cargos de Mercado Pago’ excluyendo las Bonificaciones. 
  2. Luego, realiza la sumatoria de la columna Valor del cargo (B-C).
  3. Por último, divide la sumatoria por 1,19 (valor correspondiente al IVA del 19%), así podrás saber el valor neto. El valor resultante coincidirá con el subtotal de la factura.

Veamos un ejemplo: si el total de la sumatoria es 8.787,20 y dividimos ese monto por 1,19; el resultado es: 7.384,20, es decir, el monto exacto del Subtotal de la factura (A).

¿Qué son los Reintegros y las Notas de crédito?

Los reintegros son devoluciones de importes que aplicamos de forma parcial o total sobre tus cargos, por ejemplo cuando una venta fue cancelada o por algún reconocimiento particular. 

Por otro lado, las Notas de crédito son documentos legales que emitimos para anular total o parcialmente un cargo que ya fue facturado anteriormente. Dependiendo de cuándo recibas un reintegro de un cargo, el mismo puede verse reflejado en una Nota de crédito o no.

A continuación, te explicamos cómo funcionan los reintegros y cuándo se generan las Notas de crédito.

Reintegros  generados dentro de un mismo período de facturación

Si el cargo y el reintegro ocurrieron dentro del mismo período de facturación, es decir antes del cierre de emisión de la factura, verás reflejada esta información en una misma factura y no emitiremos una Nota de crédito posterior. Ten en cuenta que no las emitiremos porque el período de facturación no ha sido cerrado y el cargo reintegrado no fue facturado.

Reintegros generados después del cierre del período de facturación

Si el reintegro de un cargo se genera después del cierre del período en el cual se facturó inicialmente, te emitiremos una Nota de crédito donde verás reflejado el importe devuelto como una “bonificación”

En ese caso, el importe que te devolvemos por el reintegro del cargo, se utilizará para pagar la misma factura. Sin embargo, si ya pagaste los cargos de esa factura, las Notas de crédito te quedarán como saldo a favor para pagar tu próxima factura. 

Una vez que recibas los reintegros, se descontará el importe correspondiente del total a pagar de tu factura.

¿Cómo puedo conciliar mis Notas de crédito?

Si quieres conciliar tus Notas de crédito, lo primero que debes hacer es ingresar a Vista general de facturación > Notas de crédito. 

Una vez que estés dentro de esta sección, deberás elegir el período de facturación que quieras conciliar y hacer clic en los 3 puntos de la columna Acciones para descargar el reporte de Detalle del período.

Al abrir el reporte, en la primera columna verás el Nº de factura fiscal (A), es el número de Nota de crédito en el cual te facturamos esa devolución por el reintegro del cargo, si todavía no se ha procesado, lo verás ‘En proceso’ y próximamente lo verás reflejado en el reporte. Así mismo, en la columna Detalle (B) encontrarás a qué corresponde ese reintegro y en la columna Valor del cargo (C), verás el importe devuelto siempre en negativo

Ten en cuenta que es posible que los reintegros de un mismo período de facturación estén facturados en diferentes Notas de crédito. Esto es así porque se van a agrupar según a qué factura se está generando el reintegro, es decir, si corresponden a reintegros de Mercado Libre, Mercado Envíos, etc. 

Conciliar el total de la Nota de crédito

Para conciliar el total de una Nota de crédito, deberás seguir estos pasos:

1. En el reporte de Detalle del período descargado desde Vista general de facturación > Notas de crédito > Acciones, deberás realizar la sumatoria de la columna Valor del cargo (A).

2. Después, desde Facturas para imprimir deberás descargar tu Nota de crédito. En la columna Concepto (B) podrás encontrarla como “Documento NC”, y la fecha coincidirá con la fecha de cierre del período de facturación que estés conciliando. La  encontrarás en la columna Notificación de cobro (A).

¡Listo! Una vez descargada, podrás ver que la sumatoria de la columna Valor del cargo que realizaste previamente en el reporte Detalle de período, coincide con el Total (A) que se muestra en la Nota de crédito. 

Este mismo procedimiento deberás realizarlo para las demás notas de crédito que se encuentren en ese mismo reporte. 

 

Conciliar desde el Detalle de factura

Además de conciliar el total de las Notas de crédito (documento legal) con el reporte de Detalle del período como te mostramos antes, también puedes conciliar el Detalle de la factura para ver más información sobre tus Notas de crédito.

El Detalle de factura es un resumen donde podrás ver los cargos, reintegros y Notas de crédito de tu período de facturación. Para ingresar deberás ir a Vista general de facturación y en el período que quieras conciliar, haz clic en los 3 puntos de la columna Acciones y selecciona Detalle del período.

Una vez que estés dentro del Detalle de la factura, verás la sección de Notas de crédito en la parte inferior de tu pantalla.

¡Importante! Lo que verás en Notas de crédito dentro del Detalle de factura, son reintegros de cargos facturados en ese período, que se generaron después del cierre del mismo.

Ten en cuenta que como estos reintegros se generan después del cierre, se convierten en Notas de crédito que se utilizarán para pagar cargos de este mismo período de facturación, o si ya los pagaste, quedarán como saldo a favor para pagar próximos cargos.

Si quieres ver el detalle de las Notas de crédito, puedes hacer clic en el link de Notas de crédito que te llevará a la sección Notas de crédito aplicadas. Una vez allí, si haces clic en Ver detalle tendrás más información sobre cada reintegro en particular.

Por ejemplo, si el cargo se hizo el 28 junio (A) y el reintegro fue generado el 7 julio (B), es decir, después del 1 julio que fue el cierre del período de facturación, el importe se verá reflejado como una Nota de crédito.

Por otro lado, si vuelves al Detalle de factura, vas a poder descargar el reporte de Detalle de pagos para ver cómo se pagaron los cargos de ese período o factura que estás viendo.

Dentro del reporte, vas a ver que se utilizaron algunas Notas de crédito para saldar cargos;  allí también encontrarás el Número de nota de crédito y la fecha en la que se generó la misma. 

Al filtrar estos pagos y realizar una suma de los importes, el total de la sumatoria (A) que realices dentro del reporte coincidirá con el Total de notas de crédito (A) que aparece en el Detalle de factura. 

¡Listo! Ya sabes cómo conciliar los reintegros de tus cargos que generaron notas de crédito.

¿Puedo integrar los reportes de facturación con mi sistema de gestión o ERP?

Sí, vas a poder integrar el reporte de Detalle del período de Mercado Libre y el Reporte de conciliación de Mercado Pago a tu sistema de gestión o ERP, con ayuda de una persona con conocimientos de desarrollo web. 

Encontrarás la documentación técnica en el sitio de desarrolladores para integrar los reportes con tus sistemas y desarrollar tus propias configuraciones avanzadas. ¡Esto te ayudará a ahorrar mucho tiempo al conciliar tu facturación!

¿Qué reportes adicionales tengo disponibles para realizar conciliaciones de Mercado Pago?

Así como cuentas con los reportes de Facturación que puedes descargar desde           Mercado Libre, también tienes disponibles otros reportes exclusivos de Mercado Pago que te servirán para tener visibilidad de toda la cadena de pagos y otros movimientos, junto a los estados que tu dinero puede adquirir en el proceso.

Podrás hacer conciliaciones de tus cobros acreditados o hacer conciliaciones bancarias.  Para descargarlos, tienes que ingresar a desde tu cuenta de Mercado Pago a Reportes y allí vas a ver los 2 reportes que puedes generar: Todas las transacciones y Liberaciones. 

Reportes de Mercado Pago

Todas las transacciones

Este reporte te será útil para conciliar las transacciones que componen los movimientos que hubo en tu cuenta.

Podrás ver, por ejemplo, si los movimientos con QR coinciden con las transacciones acreditadas en tu cuenta de Mercado Pago y la forma en la que están compuestas. 

Liberaciones

Con este reporte podrás conocer cómo está compuesto el dinero que se liberó en tu cuenta y que tienes disponible para usar. Además, lograrás confrontar el dinero liberado con el dinero de los cobros que recibiste.

Conoce más sobre qué te facturamos y cómo se generan tus cargos e impuestos