Cómo validar la identidad de tu empresa paso a paso

Lo primero que tienes que tener en cuenta para comenzar con la validación es que la persona que lo lleve a cabo debe ser el representante legal o un apoderado, es decir, una persona habilitada legalmente para operar en nombre de la empresa. El representante legal o apoderado es la única figura habilitada para hacer la carga de documentación.

Nuestra recomendación es que antes de comenzar con la validación tengas tu CC/CE y el documento que te faculta para actuar en representación de la empresa (poder). Solicitaremos esos datos solo en esta primera instancia.

*Es importante que sepas que podremos solicitarte toda o parte de la documentación que nombramos en esta nota. Si hay pasos por los cuales no te hicimos transitar, no te preocupes.

 

Paso 01

Para comenzar, deberás cargar los siguientes datos:

• NIT de la empresa.
• Razón Social.
• Actividad comercial principal de tu empresa o negocio.
• Tipo de empresa o negocio
• Domicilio de la empresa o negocio.

 

Paso 02

Luego, deberás cargar datos correspondientes a los Propietarios Reales de la empresa. Para esto, ten en cuenta que:

• Si la empresa tiene accionistas o socios con, al menos 5% de participación en la sociedad, deberás detallar el porcentaje de participación, nombre completo, nacionalidad, tipo y número de identificación.
• Si no tuviera accionistas o socios en esas condiciones, deberás proporcionar la misma información detallada en el punto anterior, pero respecto del órgano de administración de la empresa (Composición Accionaria).

 

Paso 03

Como paso siguiente, deberás cargar:

1. El documento que acredita la legal existencia de la empresa (Certicamara).
2. El documento que te autorice a actuar en nombre de la misma (Poder firmado por el representante legal).
3. El documento que contenga la composición accionaria de la compañía (en caso que no se encuentre en el documento de Certicama) firmado por el representante legal o por el contador/revisor fiscal con tarjeta profesional.

Algunos puntos que no puedes desatender:

• Ten en cuenta los formatos de archivos que aceptamos: PDF, JPG, JPEG y PNG. Si necesitas saber el formato de tu documentación, ingresa a las propiedades del documento y fíjate el tipo de archivo o verifica si el nombre aparece seguido de algunas de las siglas que mencionamos previamente.
• Si la documentación que quieres cargar está en más de un archivo, puedes utilizar distintas herramientas para unirlas en un solo archivo. Si tienes Microsoft Office o alguna herramienta similar, puedes insertar las imágenes (cuidando que sean legibles) en un documento Word. Al finalizar selecciona “guardar como” y selecciona PDF como tipo de archivo.

Una vez que hayas completado este paso, deberás hacer un proceso simple de validación de identidad.

También te pediremos que valides tu identidad. Para eso deberás completar:

• CC/CE
• Fecha de nacimiento.
• Fecha de expedición del documento.
• Nacionalidad.

 

Datos del representante legal

Como último paso, deberás completar los siguientes datos como representante legal:

• Teléfono.
• Domicilio.

 

Análisis de los documentos

Una vez que hayas cargado toda la documentación requerida, nos encargaremos de hacer el análisis y definir si son válidos o no. También ten en cuenta que existen algunas excepciones.

Si aquella persona que realizó la validación de identidad no figura en el documento habilitante, una vez que cargues todos los datos que te pida el flujo, la revisión manual rechazará la documentación cargada y verás una notificación que lo informe (“La documentación que subiste no te autoriza a actuar en nombre de la sociedad”).

Eligiendo la opción Cambiar persona autorizada, dicha persona podrá ingresar sus datos siempre y cuando esté autorizada.

Por qué podríamos rechazar la documentación de tu empresa

Los motivos pueden ser muchos, pero compartimos los más frecuentes para evitar errores:

• La documentación no menciona a la persona que está operando en nombre de la empresa: su nombre e CC/CE deben estar presentes en el documento que autoriza a esa persona a representar a la sociedad.
• La documentación no indica que esa persona pueda operar en nombre de la empresa: debe detallar específicamente que la persona que opera tiene poder para representar legalmente a la empresa.
• La documentación debe ser válida y fácilmente legible: rechazamos los documentos incompletos o con partes borrosas o ilegibles. También, los vencidos, dependiendo de la regulación de cada país.